La contabilidad es como un gran árbol que ha estado ahí por años tiene muchas ramas. Está la Contabilidad Financiera Administrativa, Fiscal, Auditoría y simple registro Contable Generalmente, cuando las personas hablan de contabilidad, se refieren a contabilidad Financiera.
Entonces qué es la contabilidad financiera?
Es el proceso para identificar, registrar, concentrar y analizar, las transacciones financieras de una entidad y reportarlas en ESTADOS FINANCIEROS.
Tenemos mucho que explicar pero te recomendamos leer hasta el final para que te lleves una idea de todo el concepto. Comencemos! Imagina que eres el dueño de REVISTA LA RED, una publicación que se especializa en cubrir los últimos chismes de los artistas.
Durante Marzo, lanzas una promoción, una oferta para suscripciones anuales que empiezan el 1 de Abril Las personas se vuelven locas con tus historias y terminas vendiendo $4.000.000 en nuevas suscripciones, todas en efectivo. El primer paso de la contabilidad financiera es identificar la transacción Bueno, eso es fácil, te acabo de decir, que vendiste $4.000.000 en nuevas suscripciones que inician el 1 de Abril y continúan hasta el 31 de marzo del año siguiente. Entonces qué hacemos? Es momento de hacer una entrada en el libro diario, que es el registro de una transacción financiera, y se ve así.
Tienes un número de registro, la fecha, una descripción de la transacción, las cuentas afectadas, que en éste caso son Efectivo e Ingresos por Suscripciones y tienes el cargo y el abono por $4.000.000… REVISTA LA RED es un negocio serio, entonces estás usando la ley de la partida doble, lo que significa que ésta transacción afecta al menos dos cuentas y el total de cargos es igual al todal de abonos. Pero porqué lo hacemos de ésta forma? Qué es el principio de la partida doble? Lo primero que debes saber es que la Contabilidad Financiera se construye en base a una idea muy simple: Lo que tu negocio tiene es igual a lo que tu negocio debe. Llamamos a lo que tu negocio tiene Activos, que son recursos de los que puedes obtener un beneficio futuro.
Cosas como Efectivo e Inventarios, pero en el otro lado de ésta formula usamos dos términos distintos para describir lo que tu negocio debe Pasivo, cuando lo debes a terceras personas: acreedores o proveedores y representan obligaciones que deberás cubrir en el futuro y CAPITAL, cuando tu empresa Ruff Times te debe dinero a tï (accionista) el capital del dueño representa tu participación en los activos netos del negocio. Entonces el Activo es igual a Pasivo mas Capital Esta fórmula se llama ECUACION CONTABLE Y tiene grandes implicaciones. Fue creada hace mucho tiempo por éste señor, en éste libro, y revolucionó la forma en la que registramos las transacciones de una empresa Es el origen de la contabilidad basada en la teoría de la partida doble que establece que hay dos partes iguales y opuestas en cada transacción porque ésta ecuación contable siempre es una igualdad que debe estar en equilibrio, cargos y abonos son las palabras que usamos para reflejar estos dos lados los abonos representan las fuentes de los recursos, de donde provienen los flujos mientras que los cargos representan el destino de estos recursos Hoy en dia cualquier empresa en el mundo utiliza contabilidad por partida doble como tambien lo hace Ruff Times En este caso, haces un cargo a la cuenta de Efectivo por $4.000.000 para incrementar tu Activo y haces un abono a Ingresos por suscripciones por $4.000.000 para registrar tu ingreso Sigues ahí? Se que es mucho que asimilar, y que éstos términos pueden no hacer mucho sentido ahora, esta bien, solo dale un poco de tiempo déjalo reposar un poco.
El siguiente paso es pasar el asiento diario a tu Libro Mayor El Libro Mayor, es un lugar donde puedes acumular toda la información financiera de las transacciones de un periodo Contiene el registro completo de tus cuentas y tus entradas de diario Hace mucho tiempo era un enorme libro que llenabas a mano pero gracias a Dios hemos avanzado y ahora los negocios como el tuyo usan software de contabilidad que acumula las operaciones en el Libro Mayor como una base central de datos.
Entonces como pasamos del Libro Diario al Libro Mayor?
Lo pasas a tus cuentas T. Las cuentas T son lugares donde registras, clasificas y acumulas todas las transacciones de un periodo De manera general, podemos decir que hay 6 grupos de cuentas Activos, pasivos, y capital que conocemos de la Ecuación Contable y además tenemos Ingresos y Egresos y además retiros también llamados Dividendos y se incluyen en el capital como parte de la ecuación. ´Si quieres ver cómo y porque se incluyen ahí puedes ver mi video sobre Capital. Aquí pongo un link en la descripción. El libro diario afecta 2 cuentas y podemos representar éste registro, dibujando dos cuentas «T» y poniéndoles sus nombres: Efectivo e Ingresos por Suscripciones Estas se llaman cuentas T y nos ayudan a visualizar lo que se está registrando. Cargos van en la izquierda y abonos van en la derecha. Cuando hiciste el registro diario de tu venta cargaste en el lado izquierdo de tu cuenta de Efectivo $4.000.000 y abonaste en el lado derecho de tu cuenta de Ingresos por Suscripciones por $4.000.000 también.
Cuando sumamos lo que hay en cada cuenta, tenemos $4.800.000 en Efectivo (porque había 800.000 antes en esa cuenta) y tienes $7.500.000 en Ingresos por suscripciones (sumando lo anterior tambien) Pero REVISTA LA RED tiene otras cuentas, toda una colección de cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos registradas en tu Libro Mayor. Tu hiciste tu registro en Marzo cuando cobraste el efectivo por las ventas pero vamos a ir nos hasta el final de tu año financiero el 31 de diciembre necesitamos hacer una Balanza de Comprobación antes de ajustes Qué es una balanza de Comprobación? es un reporte interno que resume los saldos de todas tus cuentas del libro mayor y nos ayuda a revisar si hay errores pero su verdadera utilidad, es que es la base para elaborar los Estados Financieros, que pronto veremos Pero como se ve la Balanza de Comprobación? Aquí esta otra vez tu libro mayor, y de ahí vayamos hacia adelante hasta el fin de Diciembre. Hacer la Balanza de Comprobación es de hecho bastante simple, pones en orden todas tus cuentas y sus saldos finales, y esos es todo! La balanza de comprobación muestra el saldo final de todas las transacciones que afectan un a cuenta.
Como siempre, los cargos van en la izquierda y los abonos en la derecha. En la parte de abajo de tu Balanza de Comprobación Tendrás el total de cargos y abonos, que deberán ser exactamente iguales porque la ecuación contable siempre es verdadera cargos = abonos Comprobación es otra forma de decir prueba, que es lo que la Balanza de comprobación es y originalmente se usaba como una prueba para checar que tus cargos y tus abonos fueran iguales, o «que cuadren». Esta es una balanza ANTES de ajustes porque no hemos hecho ajustes, pero los haremos ahoa porque de hecho ha terminado el año financiero por lo que necesitamos hacer algunos registros de ajuste que reconozcan lo que se llaman operaciones DEVENGADAS. Qué es esto? Para entenderlo, necesitas conocer los supuestos básicos de las normas de información financiera si, los contadores deben ser buenos para seguir reglas aunque las reglas cambian un poco de pais a país pero puedes seguir las normas de información financiera internacionales o alguna variante de los principios de contabilidad generalmente aceptados IFRS o GAAP.
Estos reglamentos contables aseguran que tus estados financieros reflejan de manera verdadera y confiable el estado de tu negocio lo que es muy importante porque mucha gente confía en los estados financieros para tomar decisiones, en particular aquellas personas que te han prestado dinero o han invertido en tu negocio En fin, ambos sistemas de normas financieras tienen una cosa en común ambos quieren que sigas el método de contabilidad en base a lo DEVENGADO lo que significa que debes reconocer tus ingresos cuando los ganas y los gastos o egresos cuando incurres en ellos (aunque aun no los pagues) Este es el modo en el que debes calcular tu utilidad pero aquí podemos ver que REVISTA LA RED , no siguió las reglas en Marzo cuando hizo su promoción de venta de suscripciones anuales esas suscripciones empezaban en Abril 1, cobraste los $4.000.000 en efetivo e hiciste un registro en el Libro diario por el monto total el 31 de marzo.
Esto se llama contabilidad realizada y no es lo mismo que contabilidad en base a devengado en contabilidad en base a lo realizado, reconoces el ingreso cuando recibes el efectivo y registras tus gastos cuando los pagas. Pero recibir efectivo no es lo mismo que ganar un ingreso, déjame mostrarte Recibiste $4.000.000 en efectivo en marzo pero de hecho ganaste ese ingreso durante los doce meses siguientes que es cuando tu entregas tu publicación de cada mes del REVISTA LA RED entones como hoy estamos a 31 de diciembre, tu ya has reconocido el ingreso por 12 meses en este año financiero, pero no te has «ganado» aún lo de 3 meses que no has entregado y lo «ganarán» hasta el fin de marzo del siguiente año Pero está bien, para eso están los ajustes Los ajustes son registros en el libro diario que se hacen para poner los libros en línea con el método en base a lo devengado, podemos arreglar ésta situación quitando 3 de los 12 meses de los ingresos por suscripciones lo que es $1.000.000 (4.000.000/12×3) y manejarlo temporalmente como un pasivo, algo como ingresos cobrados por anticipado esto es un pasivo porque lo tenemos, pero aun no es un ingreso pues debemos proveer el servicio a nuestro clientes de enero a marzo próximos.
Llevemos esto al libro mayor y hagamos una balanza de comprobación ajustada por este reconocimiento Se llama ajustada porque justo hemos hecho las entradas de ajuste vemos que lo ingresos por suscripciones han disminuido por $1.000.000 y los pasivos han aumentado por $10,000. Tus cargos y abonos están aun en equilibrio porque hay dos registros en los lados opuestos del diario, se mantiene la igualdad y ahora tu estás siguiendo las reglas porque estás llevando el método de contabilidad en base a lo devengado. Bien hecho! ahora podemos generar tus estados financieros, que son reportes contables que resumen tus actividades de negocios en un periodo de tiempo (ER) o a una fecha (ESF) Estos son reportes elaborados para usuarios externos para dar a tus inversionistas, acreedores, y bancos una forma de conocer la salud financiera de tu negocio.
Los 3 estados financieros principales son el Balance General (Estado de Situación Financiera), el Estado de Resultados y el Estado de flujo de Efectivo. Podemos construir los 3 Usando tu balanza de comprobación ajustada. Tu Balance general se ve así y nos da una foto de tu negocio: activos, pasivos y capital a un momento exacto en el tiempo, lo que muestra a quien lo consulta, tu posición financiera. Pueden ver lo que tienes y lo que debes al final de un periodo. Ahora revisemos el Estado de Resultados este resume los ingresos y egresos del negocio EN UN PERIODO DE TIEMPO Permite al usuario analizar tu desempeño financiero de un periodo a otro, y la generación de utilidades Si la contabilidad fuera en base a efectivo y no en base a lo devengado, también mostraría tus flujos de efectivo pero nosotros usamos el método en base a devengado por lo que utilidad y flujo de efectivo no son lo mismo.
Llevamos el registro del flujo de efectivo separado en otro estado financiero, el Estado de Flujo de Efectivo Este reporte resume los flujos de entrada y salida de efectivo en un periodo de tiempo. Una vez que has generado éstos 3 estados financieros, puedes mandarlos a tus inversionitas, acreedores y bancos si REVISTA LA RED estuviera en la Bolsa de Valores entonces los inversionistas alrededor del mundo podrán comparar tu desempeño contra sus expectativas y decidir si compran o venden acciones de tu negocio Van a analizar tus estados financieros usando razones financieras algo que todavía no hemos visto aquí. entonces si quieres más información sobre esos temas dímelo aquí en los comentarios.
Pero aún no terminamos Una vez que has hecho tus estados financieros necesitas hacer algunos ajustes de cierre para preparar tus libros para el siguiente año un asiento de cierre es una entrada de diario que se hace para saldar todas las cuentas temporales como ingresos, egresos y dividendos el diario de REVISTA LA RED se vería así debes cargar tus cuentas de ingresos y abonar tus cuentas de gastos para saldarlas y dejarlas en ceros. La utilidad por $2.600.440 se va a utilidades retenidas dentro del capital contable del balance general.
Estas son las utilidades que estás reservando para el futuro entonces si vemos tu Libro mayor otra vez, podemos ver que las cuentas de ingresos y egresos se han saldado y ahora estás listo para iniciar el año nuevo. Juntos todos estos pasos constituyen constituyen el ciclo contable y es a lo que se refiere la Contabilidad Es el proceso de indentificar, registrar, resumir y analizar las transacciones financieras de tu negocio y reportarlas en estados financieros.
