Uno de los principales roces entre los gerentes de pymes y las firmas de contabilidad surge por la falta de claridad al firmar el contrato. ¿Por qué el contador me está cobrando un extra este mes? ¿No se suponía que mi mensualidad cubría “toda la contabilidad”?

El problema radica en que “llevar la contabilidad” es un término peligrosamente ambiguo. Un outsourcing contable profesional no es una tarifa plana que absorbe mágicamente todas las obligaciones corporativas, tributarias y financieras de una empresa. Es un alcance estructurado.

Para que tu relación con tu firma contable sea exitosa, debes tener claridad absoluta sobre qué estás pagando. Aquí te desglosamos, con total transparencia, lo que estandarmente incluye un contrato de tercerización contable en Colombia, y qué servicios especializados se cotizan por aparte.

Lo que SÍ incluye la tarifa mensual estándar

Cuando firmas un contrato de outsourcing contable tradicional (o Business Process Outsourcing BPO), la cuota fija mensual cubre la operatividad recurrente y el cumplimiento tributario básico del mes a mes. Esto garantiza que tu empresa no se paralice y cumpla con la DIAN:

1. Procesamiento de información contable

Es el núcleo del servicio. Incluye la codificación y causación de facturas de compra, comprobantes de egreso, recibos de caja, notas bancarias y conciliaciones de cuentas. La firma toma tus documentos físicos o electrónicos y los traduce a los libros contables siguiendo la normatividad NIIF vigente para tu grupo empresarial.

2. Liquidación y presentación de impuestos recurrentes

Tu firma debe encargarse de calcular, diligenciar los formularios y presentar en los portales de la DIAN y las secretarías de hacienda los impuestos de periodicidad mensual, bimestral o cuatrimestral:

  • Retención en la Fuente (Mensual).
  • IVA (Bimestral o Cuatrimestral).
  • Impuesto de Industria y Comercio - ICA (Según la periodicidad de tu municipio).
  • Anticipos de ReteICA.

3. Emisión de Estados Financieros básicos

Mensualmente (o en la periodicidad acordada en el contrato), la firma debe entregarte el Estado de Situación Financiera (Balance General) y el Estado de Resultados (PyG). Estos documentos deben venir acompañados de las notas básicas y la firma del contador público con su tarjeta profesional vigente.

4. Liquidación de nómina y seguridad social

Aunque algunas firmas lo separan como un servicio de Outsourcing de Nómina, la gran mayoría de paquetes contables para pymes incluyen la liquidación mensual o quincenal de los empleados (salarios, horas extras, recargos), la generación de los desprendibles de pago y la liquidación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) para el pago de la seguridad social.

Lo que NO incluye (y se factura por aparte)

Aquí es donde ocurren las sorpresas desagradables si no lees el contrato. Los siguientes servicios representan una carga de trabajo extraordinaria, conllevan responsabilidades legales superiores o requieren especialistas de otras áreas (abogados o auditores forenses), por lo que siempre se cotizan como proyectos adicionales:

1. Reporte de Información Exógena (Medios Magnéticos)

Es el dolor de cabeza anual de las empresas colombianas. La Exógena exige reportar a la DIAN el detalle cédula por cédula y peso por peso de todas las transacciones del año. Por la enorme cantidad de horas de cruce de bases de datos que requiere, y el altísimo riesgo de sanción por errores, las firmas contables cobran este servicio una vez al año, generalmente en abril o mayo, equivalente a un porcentaje de los honorarios mensuales o una tarifa fija.

2. Declaración de Renta Anual (Personas Jurídicas)

Aunque la firma haya llevado la contabilidad todo el año, la depuración final para la declaración de renta y la conciliación fiscal es un trabajo especializado. Este cierre anual casi siempre se factura como un mes de honorario adicional.

3. Implementación inicial de NIIF

Si tu empresa es nueva o viene de otra firma contable con un desorden monumental, el outsourcing no asume mágicamente el arreglo de años anteriores. Se debe realizar un “Diagnóstico y Reconstrucción Contable” o, en su defecto, la formulación de las Políticas Contables NIIF desde cero. Este es un proyecto de set-up (configuración inicial).

4. Requerimientos complejos de la DIAN o la UGPP

Si recibes un requerimiento ordinario, una liquidación oficial de revisión de la DIAN, o una auditoría de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), el outsourcing contable debe asesorarte, pero la redacción de recursos de reposición, la búsqueda histórica de pruebas forenses y la defensa legal (que muchas veces requiere abogados tributaristas) se cobra por horas de consultoría especializada.

5. Precios de Transferencia y Devoluciones de Saldos

Si tu empresa realiza operaciones con vinculadas en el exterior o en zonas francas, el Estudio de Precios de Transferencia es un servicio exclusivo para economistas y tributaristas internacionales. Igualmente, si la DIAN te debe dinero y quieres iniciar un proceso legal para solicitar la Devolución de Saldos a Favor, este trámite administrativo tiene un costo basado en el éxito de la recuperación.

Conclusión: Lee el alcance antes de firmar

Externalizar la contabilidad es una excelente decisión si el alcance está claro. Huye de las firmas que te prometen “hacer absolutamente todo” por una tarifa sospechosamente baja; en el primer vencimiento de Exógena te dejarán colgado.

Busca transparencia. En AG Contadores, detallamos el alcance de nuestro servicio de Outsourcing Contable en un Anexo Técnico desde el día uno. Sabrás exactamente qué pagas cada mes y cuánto presupuestar para los eventos anuales. Sin sorpresas, solo resultados y cumplimiento estricto.