La propiedad horizontal en Colombia se rige por la Ley 675 de 2001, que le da a cada edificio o conjunto una persona jurídica sin ánimo de lucro. El artículo 33 de esa ley la declara no contribuyente de impuestos nacionales en relación con las actividades propias de su objeto social. Ese matiz es el origen de casi todas las confusiones: la copropiedad no paga impuestos por administrar los bienes comunes, pero sí asume obligaciones cuando los explota comercialmente.
En paralelo, la DIAN consolidó el sistema de facturación electrónica: la Resolución 000165 de 2023 regula la factura y los documentos equivalentes, la Resolución 000013 de 2021 la nómina electrónica y la Resolución 000167 de 2021 el documento soporte en compras a no obligados. Hoy un administrador necesita saber exactamente qué ingresos de la copropiedad exigen factura y cuáles no.
¿Cuándo Está Obligada una Copropiedad a Facturar Electrónicamente?
La respuesta depende de la naturaleza de cada ingreso, no del tipo de copropiedad.
Cuotas de Administración Ordinarias y Extraordinarias (No Obligadas)
Las cuotas de administración son expensas comunes necesarias: el aporte que cada propietario hace, por mandato legal, para sostener los bienes y servicios comunes. Esa relación entre la persona jurídica y sus propietarios no constituye una venta de bienes ni una prestación de servicios. Por eso no generan IVA ni exigen factura electrónica, y basta con la cuenta de cobro o el extracto mensual.
La misma regla aplica a las cuotas extraordinarias aprobadas por la asamblea y a los intereses de mora sobre cuotas vencidas, porque siguen la suerte de la obligación principal.
Explotación Comercial de Zonas Comunes (Obligación Inmediata)
La situación cambia cuando la copropiedad cobra por el uso de sus bienes comunes. En el Concepto 7653 de 2025, la DIAN reiteró la posición del Consejo de Estado (sentencia del 29 de octubre de 2014, radicado 16866): aunque sea residencial, la copropiedad es responsable del IVA cuando presta servicios gravados o explota económicamente sus zonas comunes, porque el IVA grava la operación y no la naturaleza de quien la realiza. Como persona jurídica, no puede acogerse al umbral de no responsable, que solo existe para personas naturales.
Nace la obligación de facturar electrónicamente, con IVA a la tarifa general del 19 %, en casos como:
- Parqueaderos para visitantes o terceros cobrados por horas, días o mensualidades.
- Arrendamiento de terrazas o fachadas para antenas de telecomunicaciones o vallas publicitarias.
- Alquiler del salón comunal, BBQ, piscina o zonas deportivas con una tarifa aparte, aunque quien pague sea un propietario o un residente.
- Arrendamiento de locales o módulos de propiedad común en copropiedades comerciales o mixtas.
No hay IVA ni factura cuando las zonas comunes se usan sin cobro adicional, cuando su costo ya está incluido en la cuota de administración o cuando se asignan parqueaderos a residentes de forma equitativa, sin que medie un servicio comercial.
El Ecosistema Electrónico Completo de la DIAN en Copropiedades
La factura es solo una pieza. Las otras dos dependen de si la copropiedad necesita soportar costos y deducciones en el impuesto de renta.
Nómina Electrónica en Conjuntos Residenciales
La Resolución 000013 de 2021 obliga a transmitir el documento soporte de nómina electrónica a los contribuyentes del impuesto de renta que pagan salarios y necesitan soportar esos pagos como costo o deducción. De ahí se desprenden dos escenarios:
- Copropiedad comercial o mixta que explota áreas comunes: es contribuyente de renta según el artículo 19-5 del E.T. y debe transmitir mensualmente la nómina electrónica de conserjes, toderos, personal de mantenimiento o administrador vinculado por contrato laboral.
- Copropiedad residencial: al no ser contribuyente de renta, en principio no tiene esa obligación, aunque debe liquidar la nómina y la PILA con el mismo rigor, porque la UGPP fiscaliza los aportes sin importar su naturaleza jurídica.
Cuando la vigilancia o el aseo se contratan con una empresa especializada, no hay nómina propia: la copropiedad recibe la factura electrónica del contratista y debe verificar que esa empresa esté al día en sus aportes, para no responder solidariamente.
Documento Soporte en Adquisiciones con Sujetos No Obligados a Facturar
Muchas compras de una copropiedad se hacen a personas naturales que no facturan: plomeros, electricistas, jardineros o pintores. Para que esos pagos sirvan como costo o deducción, el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 y la Resolución 000167 de 2021 exigen generar y transmitir el documento soporte electrónico.
Para la copropiedad comercial o mixta contribuyente de renta, este documento es indispensable. Para la residencial no contribuyente no existe la misma necesidad fiscal, pero conservar soportes completos de cada pago sigue siendo una obligación frente a la asamblea y al revisor fiscal.
Obligaciones Previas en el RUT para Habilitarse ante la DIAN
Antes de expedir la primera factura, la copropiedad debe completar este proceso:
- Actualizar el RUT e incluir la responsabilidad 52 (facturador electrónico) y, si presta servicios gravados, la 48 (impuesto sobre las ventas – IVA). La comercial o mixta que explota áreas comunes agrega la responsabilidad de renta en el régimen ordinario.
- Elegir la modalidad de facturación: la solución gratuita de la DIAN, adecuada para pocas operaciones, o un proveedor tecnológico habilitado, recomendable cuando hay facturación recurrente de parqueaderos o arrendamientos y conviene integrarla con el software contable de la copropiedad.
- Obtener la firma digital: la solución gratuita incorpora la firma de la DIAN; con proveedor tecnológico, este suele suministrar el certificado.
- Registrarse y habilitarse en MUISCA: en el servicio de facturación electrónica se registra la modalidad elegida, se supera el set de pruebas cuando aplica y se solicita la numeración autorizada.
- Declarar el IVA bimestral o cuatrimestralmente, según los ingresos, por las operaciones gravadas.
Consecuencias y Sanciones por Incumplir la Facturación Electrónica
- Facturar sin requisitos: sanción del 1 % del valor de las operaciones facturadas de forma irregular, sin exceder 950 UVT, unos $49.755.300 con la UVT 2026 (art. 652 E.T.).
- No facturar estando obligado, o reincidir: clausura por tres días del sitio donde se presta el servicio, por ejemplo el parqueadero de visitantes (art. 657 E.T.).
- Pérdida de deducibilidad para los clientes: el operador de telecomunicaciones que arrienda una terraza, o la empresa que paga parqueaderos, no puede deducir el costo ni descontar el IVA sin factura electrónica válida (art. 771-2 E.T.). En la práctica, estos clientes exigen factura y terminan los contratos con copropiedades que no la expiden.
- Responsabilidad del administrador: según el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, el administrador responde por los perjuicios que cause por dolo, culpa leve o grave a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Una sanción de la DIAN originada en su omisión puede trasladarse a su patrimonio por decisión de la asamblea.
El Rol del Contador y Revisor Fiscal en la Propiedad Horizontal
El artículo 56 de la Ley 675 de 2001 obliga a las copropiedades de uso comercial o mixto a tener revisor fiscal, que debe ser contador público con tarjeta profesional vigente y no puede ser propietario ni tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto. En las residenciales es potestativo y depende de la decisión de la asamblea; aun así, cuando hay ingresos gravados recurrentes, contar con revisor fiscal es la mejor protección del consejo y del administrador.
El contador debe separar contablemente los ingresos por cuotas de los ingresos gravados, liquidar el IVA, preparar la información exógena cuando aplique y, en las comerciales o mixtas, la declaración de renta. En AG Contadores acompañamos a copropiedades con servicios contables especializados, revisoría fiscal y asesoría tributaria para habilitarlas como facturadoras y mantenerlas al día. Consulte nuestras tarifas de servicios contables para estimar el costo según el tamaño de la copropiedad.
Preguntas Frecuentes sobre Facturación en Copropiedades
¿La copropiedad debe facturar electrónicamente las cuotas de administración?
No. Las cuotas ordinarias y extraordinarias son expensas comunes necesarias que los propietarios pagan por mandato de la Ley 675 de 2001; no son venta de bienes ni prestación de servicios. Se cobran con cuenta de cobro o extracto, y lo mismo aplica a los intereses de mora sobre esas cuotas.
¿Hay que facturar el alquiler del salón comunal a un copropietario?
Sí, si se cobra una tarifa aparte. La DIAN (Concepto 7653 de 2025) considera gravado con IVA el alquiler de salones, piscinas, BBQ o zonas deportivas aunque quien pague sea propietario o residente, y por esa operación nace la obligación de facturar. No hay IVA ni factura si el uso está incluido en la cuota de administración o se presta sin cobro.
¿Las multas por incumplir el manual de convivencia requieren factura?
No. Las sanciones del artículo 59 de la Ley 675 de 2001 son consecuencias disciplinarias por incumplir el reglamento, no la contraprestación de un bien o servicio. No son hecho generador de IVA y se cobran en la cuenta de cobro o el extracto del propietario.
¿La copropiedad pierde su carácter de no contribuyente si alquila zonas comunes?
Depende del uso. La copropiedad residencial sigue siendo no contribuyente de renta aunque explote zonas comunes (parágrafo del art. 19-5 E.T.), pero se vuelve responsable de IVA por esas operaciones. La copropiedad comercial o mixta que explota áreas comunes sí pasa a ser contribuyente de renta en el régimen ordinario y de ICA.
